Support Expression des besoins Visual Planning

EXPRESSION DES BESOINS

Ce document « support à l’expression des besoins » est le point de départ de votre projet de gestion de ressources et pilotage de vos activités.

Les questions ci-après vous permettront de définir le périmètre de votre projet en dressant la liste de vos attentes.

Les réponses à ces questions constituent votre expression de besoins et peuvent être la base de votre cahier des charges.

Ce qu’il faut faire dans une expression de besoins :

Présenter son activité avec des termes simples,

Identifier, les parties prenantes

Expliquer, les abréviations métiers

Décrire, les processus métiers

Rédiger l’ensemble des attentes fonctionnelles avec des termes synthétiques

Enumérer, l’ensemble de vos idées

Prioriser, ses attentes

Ce qu’il ne faut pas faire dans une expression de besoins :

Anticiper la solution et la conception technique

Se contredire ou rester vague : ne laissez pas place à l’interprétation qui sera forcément différente selon les lecteurs de votre document

Se dire que ce n’est pas possible et ne pas l’écrire

N’hésitez pas également à nous faire parvenir tout support (captures d’écran, fichier Excel…) que vous jugerez utile à notre compréhension de votre fonctionnement actuel.

L’analyse de vos réponses par les équipes consulting et commerciale permettra de commencer à constituer votre proposition d’accompagnement, l’objectif étant de vous apporter des solutions pour optimiser votre gestion de ressources actuelle via la mise en œuvre d’une configuration sur-mesure.

1.Contexte

Objectif : Comprendre votre activité et vos enjeux quotidiens

Décrivez votre activité.

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Quels sont vos effectifs ? Comment sont-ils répartis ? (Équipes, services, externes, sous-traitants…)

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Parmi ces derniers, lesquels seraient concernés par le besoin de planning ?

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Comment planifiez-vous aujourd’hui ? Quels sont vos supports ? Pouvez-vous nous communiquer un ou des exemples ?

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Quels sont les points de difficulté que vous rencontrez dans votre fonctionnement actuel ? Quels sont les axes d’amélioration envisagés ?

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Envisagez-vous plutôt une installation dans votre environnement ou un mode hébergement ?

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Si vous envisagez une installation dans votre environnement, disposez-vous de l’infrastructure permettant l’installation et la maintenance d’une application ?

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2. Axes de planification

Objectif : Comprendre votre fonctionnement actuel

Quelles sont les ressources que vous souhaitez gérer dans VISUAL PLANNING ? (Chantiers, RH, matériels, projets, interventions, maintenance…)

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Devez-vous soumettre certaines activités à un enchaînement de statuts ? (Procédure de validation, suivi de réalisation…)

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Ce processus est-il soumis à l’intervention de différents profils ? (workflow)

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Quels types de rapports statistiques souhaitez-vous réaliser ? Quels sont les rapports statistiques à envisager pour le pilotage de votre activité ?

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Selon quels critères affectez-vous vos ressources sur vos activités ? (Compétences, disponibilités, charge…)

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Devez-vous gérer des renouvellements/tâches/évènements périodiques ?

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Quelles sont les activités complémentaires que vous souhaitez gérer ? (Formations, absences, salles, matériels…)

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3. Spécificités métier

Objectif : Définir vos enjeux métier spécifiques

Quelles sont les contraintes métier que vous souhaitez intégrer dans un outil de planification/gestion des ressources ? (Compétences, règles RH…)

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Comment définissez-vous la durée d’une tâche ? Sa charge ?

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Devez-vous soumettre certaines activités à un enchaînement de statuts ? (Procédure de validation, suivi de réalisation…)

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Ce processus est-il soumis à l’intervention de différents profils ? (workflow)

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Quels types de rapports statistiques souhaitez-vous réaliser ? Quels sont les rapports statistiques à envisager pour le pilotage de votre activité ?

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4. Mode d’utilisation

Objectif : Définir Qui ? Comment ? Ou sera utilisé VISUAL PLANNING ?

Quels sont les catégories d’utilisateurs qui seront amenés à utiliser VISUAL PLANNING ? (Fonction, groupes d’utilisateurs, droit d’utilisation…)

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Combien d’utilisateurs compterait chaque catégorie ?

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Combien, dans chacune de ces catégories, seraient susceptibles de se connecter simultanément ?

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A quelle(s) information(s) les utilisateurs devront-ils avoir accès ? Souhaitez-vous attribuer des permissions différentes selon les catégories d’utilisateurs ?

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Si oui, en tenant compte de quelles contraintes ? (Accès par profil, impression, synchronisation avec les agendas de messagerie…)

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Comment souhaitez-vous diffuser les plannings ? (Papier, email, accès par profil…)

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Les utilisateurs devront-ils se connecter à l’outil en situation de mobilité ? (Smartphone, tablette, accès hors connexion…)

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5. Import/Export

Objectif : Evaluez la pertinence à faire communiquer vos applicatifs avec VISUAL PLANNING

Vos données sont-elles présentes dans un autre outil ?

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Si oui, souhaitez-vous les récupérer ?

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Souhaitez-vous faire communiquer VISUAL PLANNING avec d’autres applicatifs ?

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Si oui, lesquels ? (Nom, type de base de données, format de données, type de données…)

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Quelles informations issues de VISUAL PLANNING souhaitez-vous récupérer pour les intégrer dans un autre outil ?

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Vos commentaires :

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